Kontakte werden doppelt angelegt – was tun?
So erkennst, zusammenführst und vermeidest du doppelte Kontakte in HubSpot.
Warum entstehen doppelte Kontakte?
Die häufigsten Ursachen: Formular-Submissions mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen, manuelle Importe ohne Deduplizierung, oder Integrationen die Kontakte ohne Abgleich anlegen. HubSpot verwendet die E-Mail-Adresse als eindeutigen Identifier – wer zwei E-Mail-Adressen nutzt, wird als zwei Kontakte angelegt.
1. Duplikate finden
Gehe zu Kontakte → Aktionen → „Manage duplicates". HubSpot zeigt dir automatisch erkannte Duplikat-Paare mit einem Confidence Score.
2. Kontakte zusammenführen
Klicke auf ein Duplikat-Paar → „Merge" → wähle welcher Kontakt der „Master" wird (dessen Daten werden behalten). Alle zugehörigen Deals, Tickets und Aktivitäten werden auf den Master-Kontakt übertragen.
3. Duplikate per Import verhindern
Beim CSV-Import: aktiviere „Update existing contacts" und wähle E-Mail als Identifier. Dann werden bestehende Kontakte aktualisiert statt neu angelegt.
4. Formular-Duplikate verhindern
Wenn Kunden mehrere E-Mail-Adressen nutzen, hilft ein Workflow der alternative E-Mails als „Additional email" am Kontakt speichert und so Zusammenführungen erleichtert.
5. Integration prüfen
Wenn Duplikate aus einer Integration kommen (z.B. Shopify, Eventbrite): prüfe in den Integrations-Einstellungen ob „Create new contact" oder „Update existing" als Logik hinterlegt ist.
Duplikate entstehen weiterhin trotz dieser Maßnahmen? Erstelle ein Ticket mit Beschreibung der Quelle (Formular, Import, Integration) und wir schauen es uns gemeinsam an.
Die häufigsten Ursachen: Formular-Submissions mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen, manuelle Importe ohne Deduplizierung, oder Integrationen die Kontakte ohne Abgleich anlegen. HubSpot verwendet die E-Mail-Adresse als eindeutigen Identifier – wer zwei E-Mail-Adressen nutzt, wird als zwei Kontakte angelegt.
1. Duplikate finden
Gehe zu Kontakte → Aktionen → „Manage duplicates". HubSpot zeigt dir automatisch erkannte Duplikat-Paare mit einem Confidence Score.
2. Kontakte zusammenführen
Klicke auf ein Duplikat-Paar → „Merge" → wähle welcher Kontakt der „Master" wird (dessen Daten werden behalten). Alle zugehörigen Deals, Tickets und Aktivitäten werden auf den Master-Kontakt übertragen.
3. Duplikate per Import verhindern
Beim CSV-Import: aktiviere „Update existing contacts" und wähle E-Mail als Identifier. Dann werden bestehende Kontakte aktualisiert statt neu angelegt.
4. Formular-Duplikate verhindern
Wenn Kunden mehrere E-Mail-Adressen nutzen, hilft ein Workflow der alternative E-Mails als „Additional email" am Kontakt speichert und so Zusammenführungen erleichtert.
5. Integration prüfen
Wenn Duplikate aus einer Integration kommen (z.B. Shopify, Eventbrite): prüfe in den Integrations-Einstellungen ob „Create new contact" oder „Update existing" als Logik hinterlegt ist.
Duplikate entstehen weiterhin trotz dieser Maßnahmen? Erstelle ein Ticket mit Beschreibung der Quelle (Formular, Import, Integration) und wir schauen es uns gemeinsam an.